Költség elszámolás
A személyes költségekkel kapcsolatos jelentések feldolgozása azok közé a megkerülhetetlen napi szintű adminisztratív feladatok közé tartozik, amelyekhez komoly erőfeszítések szükségesek és amelyek a hibázási lehetőségek melegágyát jelentik, anélkül, hogy hozzáadott értéket generálnának a vállalatnak. A UNIT4 CODA-nak van egy megoldása, amely segíthet!
A CODA Financials költség elszámolás funkciója a költségigények beviteléért, jóváhagyásáért és nyomonkövetéséért felelős, egyszerűbbé, átláthatóbbá és ellenőrzöttebbé téve a folyamatot. Ennek eredményeképp növekszik a pontosság és javul az érintett személyekkel és folyamatokkal kapcsolatos koordináció.
|
Hatékonyabb és felhasználóbarát megoldás
A pénzügyi kontrollerek számára:
- teljes integráció a CODA Financials megoldással, amelyen belül az alkalmazottak teljeskörűen elemezhetik a kiadásokkal kapcsolatos adatokat
- támogatja az ügyfelek és kereskedelmi partnerek felé továbbszámlázható költségeket
- teljes mértékben auditálható és kifinomult munkafolyamat ellenőrzési funkciókkal rendelkezik a CODA díjnyertes Control keretrendszerére alapozva
- iparági sztenderdeken alapuló validációt biztosít
- kezeli a különböző adónemeket és a kilométer számítást
- a költségek különféle valutanemekben is rögzíthetők
Az alkalmazottak számára:
- előre beállított, könnyen használható, a kiadások rögzítésére szolgáló űrlapokat biztosít
- sztenderd, könnyen beazonosítható költség típusokkal dolgozik
- sztenderd költségigényeket biztosít a számviteli osztály számára
- egy online portál segítségével az alkalmazottak leellenőrizhetik költségigényeik kifizetésének és jóváhagyásának státuszát
Korszerű, koordinált költség feldolgozás
Egy tipikus költség feldolgozási folyamat során a vállalati politikához történő megfelelés normális esetben csak a folyamat későbbi szakaszában kerül előtérbe, amikor viszont már nagy mennyiségű manuális adatbányászatra és ellenőrzésre van szükség az esetleges kiigazításokhoz. A CODA Financials-ben mindez már a folyamat legelején megtörténik - nagyban lecsökkentve ezáltal az adminisztratív terheteket. A felhasználók egyszerűen csak rögzítik költségigényeiket egy sztenderd beviteli űrlapon, amely beépített validálási funkciókat tartalmaz:
Kattintson ide a kép nagyításáért
Ha a felhasználó csak részlegesen töltötte ki a költségigénylő űrlapot, piszkozatként elmentheti későbbi benyújtás céljából. A kitöltött űrlap ezután egyenesen a megfelelő jóváhagyó személy(ek)hez jut és a rendszer minden további szükséges lépést (pl. kiigazításokat) jelez a résztvevők számára mindaddig, amíg a költségigény aláírásra nem kerül. A hatékony munkafolyamat ellenőrzési eszköz lehetővé teszi azt is, hogy a késleltetett költség jelentések szükség esetén visszajussanak a feladóhoz, és a jóváhagyó személyek a munkafolyamathoz kapcsolódó feladatokat a megfelelő személyeknek delegálják.
Önkiszolgáló költségkezelési portál
Amikor a kifizetés engedélyezésre kerül, a részletekkel kapcsolatos adatok visszajutnak közvetlenül a számviteli rendszerbe. Ám a költségigénylő űrlap még ez után is folyamatosan frissül a kiadáskezelési portálon a kifizetéssel kapcsolatos státusz információival. Mindez egy olyan egyszerű folyamatot alkot, amely gyors, automatizált, sztenderdizált és teljes mértékben átlátható az érintettek számára.
A költség menedzsment előnyeinek összefoglalása
Összefoglalva a UNIT4 CODA költség feldolgozási megoldása a következő előnyöket biztosítja:
- Továbbfejelesztett folyamatok
- A rendszer felgyorsítja a költség-adminisztrációs és jelentéskészítési folyamatokat. A felhasználók azonnal elérhetik, jóváhagyhatják vagy auditálhatják a kiadásokkal kapcsolatos adatokat egy szempillantás alatt.
- Jobb menedzsment
A rendszer átláthatósága biztosítja a továbbfejlesztett törvényi megfelelést és auditálhatóságot. A kiadásokkal kapcsolatos információk elemezhetők és gyorsan, könnyedén áttekinthetők, csökkentve az adminisztrációs költségeket és az alkalmazottakra nehezedő terheket. - ITovábbfejlesztett jelentéskészítés
A jelentések nyomtatott, pdf vagy xls formátumban is elérhetők és automatikusan továbbíthatók. - Kényelmesebb használat
A felhasználó akár részlegesen is kitölthet egy költségigénylő űrlapot, ezután későbbi benyújtás céljából elmentheti, ami lehetővé teszi az űrlap későbbi befejezését. - Magasabb szintű szabályozhatóság
Meghatározhatók a keretek; például csak olyan esetben lehet vacsorát téríteni, ha este 9 után folyik a munka és akkor is csak 5000 Ft értékhatárig; vagy az 1500 Ft feletti reggelik csak egy adott kumulált összeghatárig számolhatók el. A rendszer a gépkocsihasználatra vonatkozóan alkalmazható az otthon és a munkahely közötti távolság nyilvántartására, a használt autótípustól függő távolsági ráták alkalmazására, valamint a díjak többféle küszöbértékkel való használatára. - Rugalmas elemzések
A rendszer lehetővé teszi a különböző költségtípusok rugalmas elemzését, illetve egy olyan keretrendszerrel rendelkezik, amely könnyedén adaptálható az Ön meglévő számlatükréhez.
