Időszakzárás
Az időszakzárás gyakran időigényes és fáradtságos feladatot jelent a pénzügyi részlegek számára. Ám a segítségünkkel Ön megoldást találhat erre az ismétlődő, kapacitás- és erőforrás-igényes problémára.
A UNIT4 CODA tapasztalata és egyedülálló rálátása a pénzügyi funkciókra, a CODA Financials szoftver páratlan kategóriaelső pénzügyi-számviteli funkcionalitásával egy olyan megoldást biztosít, amely a szükséges munkaidő és hatékonyság szempontjából valódi különbséget jelent.
|
Gyorsabb, kontrolláltabb időszakzárás
Míg egyes vállalatok már jelentős előrelépéseket tettek az időszakzárási folyamat lerövidítése érekében, sokak számára ez még mindig egy idő- és munkaigényes feladatnak bizonyul. A UNIT4 CODA által kezdeményezett legfrissebb kutatás eredményei szerint a vállalatok 33%-a számára még mindig 10 munkanap szükséges az időszakzárás elvégzéséhez. A vállalatok csupán 35%-a végez 5 nap alatt, és közel 6%-uk számolt be arról, hogy több mint 30 nap szükséges a könyvelés lezárásához egy-egy időszakot követően!
A kutatási eredmények azt is kimutatták, hogy az időszakzárás nem hatékony, sok hibázási lehetőséget rejt magában és komoly munkahelyi nyomást jelent a folyamatba bevont munkatársak számára. Például:
- a vállalatok 32%-a több mint egy napot tölt az olyan alrendszerek újraellenőrzésével, mint a Kintlévőségek és a Követelések
- 44%-uk olyan fontos lépéseket hagyott ki az időszakzárási folyamat során, mint például az időbeli elhatárolás
- 46%-uk panaszkodott arról, hogy az időszakzárás során kevesebbet tudnak együtt lenni családjukkal.
Ezek az adatok azt mutatják, hogy számos vállalat esetében van mit javítani a helyzeten.
A UNIT4 CODA segíthet. A CODA Financials nem csupán lerövidíti az időszakzárási folyamatot, hanem átláthatóbbá, ismételhetővé, ellenőrzöttebbé és auditálhatóvá is teszi.
Kattintson ide a kép nagyításához
A CODA Link architektúrának köszönhetően a CODA Financials a tipikus időszakzárási folyamatok esetében leegyszerűsít és felszámol számos szükségtelen és manuális szakaszt.
Az egyszerűsített multidimenziós pénzügyi modellnek köszönhetően nincs szükség újraellenőrzésekre
A CODA Financials azáltal, hogy egyszerűsített multidimenziós főkönyvön alapuló könyvelést, illetve egységesített számviteli rendszert biztosít, úttörőnek számít a piacon. Ennek az egyedülálló, egységes rendszerfelépítésnek köszönhetően nincsenek alfőkönyvek, nincs adat inkonzisztencia, nincs szükség újraellenőrzésekre és az alrendszerek közötti integrációra sem, így nincs idő- és információ kiesés. A hagyományos ERP rendszerekkel ellentétben a CODA Financials megoldás minden időpillanatban biztosítja az üzleti adatok konzisztenciáját, egyenlegét és naprakészségét. A módosítások hatékony módon EGYETLEN felületen elvégezhetők, anélkül, hogy : elveszítenénk a rendszer ellenőrizhetőségét, problémák adódnának a jelentéskészítéssel, vagy megnövekedne a törvényi előírásoknak való helytelen megfelelés kockázata. Ez azért lehetséges, mert az adatok egyetlen pénzügyi információs modellben tárolódnak – egyetlen pénzügyi-számviteli alkalmazásban -, nem pedig egy több almodulból és több alrendszerből álló megoldásban.A kötegelt adatfrissítések miatt becsúszó hibák teljes kiküszöbölésével és a könyvelés lezárási folyamatainak leegyszerűsítésével idő szabadul fel, és ezáltal a munkatársak a valóban fontos, stratégiai jelentőségű feladatokra koncentrálhatnak.
Amennyiben Ön órákat, napokat, heteket veszteget arra, hogy az időszakzárás során újraellenőrizze alrendszereit, itt az ideje, hogy a CODA Financials rendszerben gondolkodjon.
A teljes folyamat automatizálása és ellenőrzése - akárhol legyen is
A CODA Financials megfelel az időszakzárással kapcsolatos alapvető elvárásoknak. Ezek alapján ez egy komplex folyamat: amely során egyének működnek együtt egymással, amelyhez adatbányászat, adatgyűjtés és jóváhagyások szükségesek, amely gyakran nagy erőfeszítéseket és alkudozásokat igényel, és amelyet minden alkalommal újra kell kezdeni. Mindemellett a pénzügyi vezetőknek szükségük van egy bizonyos rálátásra a folyamatok és a pénzügyi kontrollok felett, amely több rendszert, munkatársat és részleget is magába foglal. Amikor számos manuális feladatot kell elvégezni a pénzügyi alkalmazáson kívül is - táblázatokban, emailekben vagy egyéb alrendszerekben -, akkor mindez egy nagyon nehézkes eljárást eredményezhet. Amennyiben nem ismerjük fel és oldjuk meg ezeket a problémákat, az időszakzárás egy erőforrásfaló teher marad a pénzügyi részleg számára.
A UNIT4 CODA a Control menedzsment keretrendszer kiépítésével oldotta meg ezt a valós problémát, amely egyetlen átlátható és auditálható folyamatban köti össze a különböző rendszereket, manuális folyamatokat és jóváhagyásokat. A CODA Financials Control keretrendszere egyszerűen ott van a különálló folyamatok és rendszerek mögött, így az üzletmeneten belüli összetett kontrollfolyamatokhoz átláthatóságot biztosít.
A CODA Financials Control keretrendszere segítségével az időszakzárási folyamatok:
- Ismételhetők és tovább finomíthatók - a kiindulási pont az Ön saját, legjobb gyakorlaton alapuló modellje az adott folyamattal kapcsolatosan. Minden lépés adott, így minden folyamat ugyanolyan sorrendben végigvihető, minden egyes alkalommal - ez garantálja a következetességet. Könnyedén elvégezhető a folyamatok további finomhangolása is, a hatékonyság további növelése érdekében - anélkül, hogy ehhez speciális programozási ismereteket kellene elsajátítani, vagy állandó házon belül IT támogatásra lenne szükség!
- Átláthatóbbak és koordináltabbak - a rendszer a hózárási folyamatok alapján létrehozott projekttervhez automatikusan generál egy megosztott, biztonságos weboldalt, amely a folyamatban érintett munkatársak számára teljes rálátás biztosít a folyamatokra és lehetővé teszi a folyamatos koordinációt. Minden résztvevő megtekintheti az egyes folyamatokkal kapcsolatos releváns információkat (az adott személy szerepétől és hozzáférési jogaitól függően). Ezek közé tartozik a folyamatban érintett személyekkel kapcsolatos részletek, az elvégzendő feladatok, azok státusza és a kapcsolódó dokumentumok is.
- Jobban ellenőrzöttek és integráltabbak - a folyamat definiálása során minden egyes feladat lépésnél meghatározásra kerül az elvégzéséért felelős személy, a feladat időbeli ütemezése és a feladat kapcsolata más, további feladatokkal. Ezek alapján a folyamat minden résztvevője mindig tisztában van azzal, hogy milyen input szükséges a részéről és mikor. Ezen belül a következő funkciók találhatók meg a rendszerben: azonnali beavatkozást sürgető automatikus emailek küldése, InfoPath űrlapok a forrásrendszerekből történő információgyűjtéshez áttekintés céljából, online jóváhagyások lehetősége, egyes feladatok automatizált indítása, amikor az előre beállított feltételek ehhez adottak, stb.
- Jobban auditálhatók és biztonságosabbak - minden egyes feladat lépéshez egy-egy felelős személy kerül kiosztásra, emellett minden egyes módosítást egy meghamisíthatatlan audit eszköz rögzít annak bemutatására, hogy mikor, ki és mit módosított!
- Gyorsabbak - az előre meghatározott folyamat lépések és az automatikusan végrehajtódó feladatok eme kombinációja egy rendszerben drámai mértékben lecsökkenti e folyton ismétlődő feladatsor elvégzéséhez szükséges napok és ember-órák számát.
- Önmagukat dokumentálják - mivel immár minden folyamat átlátható és auditálható, az ellenőrzési dokumentáció online módon folyamatosan elérhető, beleértve a folyamattámogató írásos anyagokat, táblázatokat és egyéb, időbélyegzővel ellátott információkat. Mivel a dokumentáció természetes mellékterméke a folyamatnak, a Control keretrendszer jelentősen csökkenti az audit díjakat és az audit-előkészítési költségeket.
- Kiterjeszthetők az egész vállalatra - a Control keretrendszer kibővíti a folyamatos kockázat-menedzsment és a törvényi előírásoknak való megfelelés határait a műveletek mélyebb rétegeire is. A keretrendszer hidat képez a különálló rendszerek, illetve a vállalaton belül szétszóródott adatok között.
Összességében a CODA Financials és Control keretrendszere pontosan az, amire Önnek szüksége van ahhoz, hogy pénzügyi részlege kevesebb időt töltsön az eredmény kiszámításával és többet azoknak a lépéseknek a kidolgozásával, amelyek az eredmény növekedését eredményezhetik.
